Kun je je Gunfactor automatiseren? Ja dat kan. Een voorbeeld uit onze eigen business met ZOHO CRM.

ZOHO CRM, het is niet abstract, hier een voorbeeld hoe ik met alleen mijn muis zowel attent als efficiënt blijf en mijn gunfactor verhoog.

Als ik mensen ga bellen dan heb ik vaak een lijstje met leads, oude relaties, nieuwe Linkedin contacten, via via referenties etcetera enzoverder. Zit je een middagje lekker met dat ding aan je oor, dan wil je nog wel eens de kluts kwijtraken, zeker als je zoals ik er lekker de gang in zet. Al is je CRM nog zo makkelijk, we blijven mensen.

Nu heb ik in mijn eigen account (drink your own champaign) een blueprint gemaakt. Wat doet die?

Ik grasduin wat door mijn lijstjes en kies wie ik ga bellen. Als ik iemand wil bellen of terugbellen maak ik een taak aan en die noem ik ‘bellen’. Als iemand een formulier invult via onze website verschijnt die taak overigens vanzelf in ZOHO CRM.

Vervolgens kan ik kiezen uit ‘Gesproken’, ‘Niet gesproken’ of ‘Voice Mail’. Kies ik ‘Gesproken’ dan wordt het veld ‘Gespreksnotities’ verplicht , klik ik op ‘Niet gesproken’ dan wordt de ‘Due date’ morgen, kies ik ‘Voicemail’ dan wordt de ‘due date’ twee dagen later en wordt het onderwerp veranderd naar ‘heeft relatie teruggebeld?’. Zo kan ik mijn belpogingen erin zetten en klik ik voor de derde keer op ‘Niet gesproken’ dan stuurt het systeem (als ik op het juiste vinkje klik) een mailtje aan de contactpersoon met de tekst ‘Ik probeerde u te bellen, maar trof u niet. Wilt u mij bellen of een tijdstip doorgeven waarop ik u kan bereiken?’en de taak wordt een week doorgeagendeerd. Alle acties zijn te zien in de historie.

Alle acties die volgen op het bellen hou ik dus bij met een enkele muisklik. Het systeem houdt bij hoe vaak ik het geprobeerd heb en na drie keer dan verschijnen alleen nog de knoppen ‘Teruggebeld’ en ‘Niks meer gehoord’. Bij ‘Teruggebeld’ kan ik weer een notitie invoeren, bij ‘Niks meer gehoord’ sluit de taak. We blijven niet bezig ;-)

Ik was een half uurtje kwijt met het maken van deze blueprint en het automatiseert niet alleen mijn gunfactor, het gaat me ook veel tijd besparen. Of ik nooit meer iemand vergeet te bellen, daar zal ik over een half jaar eens over bloggen. Ik heb ook daarvoor alvast een taak in ZOHO gezet.

Wil je mijn blueprint live zien? Plan een kwartiertje, dan krijg je een Demo. Bij veel aanmeldingen doen we een webinar.